Dressez la liste de vos tâches les plus récurrentes

Ce article est le développement d’une des mesures à prendre du guide Comment systématiser de votre entreprise en ligne ?

Que vous possédiez déjà une entreprise en ligne et que vous soyez constamment épuisé par le travail quotidien, ou que vous envisagiez d’ouvrir une entreprise en ligne à l’avenir, il est encore temps pour vous de vous mettre à systématiser votre activité. Une fois que vous aurez commencé à travailler sur les étapes décrites dans ce guide, vous vous rendrez compte que beaucoup d’entre elles relèvent tout simplement du bon sens.

Première étape : identifier les tâches récurrentes

Pour commencer à systématiser votre entreprise, vous devez d’abord dresser la liste de toutes les fonctions générales que vous effectuez quotidiennement et tout au long de la semaine.

Peu importe que vous soyez un commerce de briques et de mortier, un commerce en ligne ou un commerce hybride qui implique une présence sur Internet ainsi qu’un site physique. Voici quelques-unes des tâches les plus courantes qui s’appliquent à toutes les entreprises.

Comptabilité

Lorsqu’il s’agit des revenus et des dépenses de votre entreprise, vous devez créer une sorte de processus pour suivre les entrées et les sorties.

La mise en place de systèmes commerciaux pour vos tâches comptables vous permettra de vous assurer que vous êtes rentable, que vous disposez des documents appropriés pour étayer vos déclarations fiscales, que vous avez payé vos fournisseurs et que vos clients vous paient dans les délais prévus.

Il est également essentiel de s’assurer que vous payez vos employés à temps et que le bon montant d’impôts est déduit de leur salaire.

C’est l’un des systèmes de votre entreprise que vous devez surveiller de près. Toutefois, cela ne signifie pas que vous devez faire le travail vous-même.

Les systèmes de gestion financière vous permettront de tout suivre, du suivi des achats par carte de crédit à la facturation des clients, en passant par le suivi des comptes en souffrance. Voici quelques-uns des autres systèmes comptables qui peuvent être systématisés.

• Achats
• Suivi des achats par carte de crédit
• Comptes créditeurs
• Comptes débiteurs
• Dépôts à la banque
• Découpage des chèques
• Paiements des impôts
• Comptes de résultat
• Facturation
• Encaissement quotidien
• Petite caisse
• Dépenses des employés
• Paie.
  

La mise en place de ces systèmes contribuera à prévenir le vol des employés et vous permettra d’avoir une vision claire des chiffres de votre entreprise. Ils vous permettront de contrôler vos achats et de vous assurer que vous approuvez chaque décision prise.

Administration

Quelqu’un doit veiller à ce que les tâches quotidiennes soient accomplies. Selon la taille de votre entreprise, il peut s’agir d’un directeur ou d’un superviseur central, ou de plusieurs directeurs qui supervisent un ou plusieurs départements.

L’administration est un secteur essentiel de votre entreprise à systématiser en raison du taux de rotation élevé que connaissent la plupart des rôles administratifs. La mise en place d’une série de systèmes peut contribuer à réduire le temps de formation et vous éviter d’avoir à expliquer aux nouveaux employés comment répondre au téléphone chaque fois qu’un nouvel employé se joint à l’équipe. Voici les tâches administratives qui devraient être systématisées.

• Procédures d’ouverture et de fermeture
• Accueil téléphonique
• Traitement du courrier
• Entretien du bureau
• Classement
• Gestion du papier
• Production de documents
• Gestion des stocks
• Traitement des commandes
• Création de commandes
  

Marketing

Quelle que soit la qualité de vos produits, si les gens ne savent pas qu’ils existent, vous n’aurez aucune chance de faire décoller votre activité en ligne. Le marketing implique la création de stratégies, l’apprentissage de la manière d’atteindre des marchés de niche, la manière de positionner votre produit, la rédaction de textes marketing convaincants et de documents marketing généraux.

Le marketing de votre entreprise est probablement l’un des domaines où vous passez le plus de temps. Vous concentrez très probablement vos efforts sur la génération de nouveaux prospects et sur les appels téléphoniques. Ces efforts peuvent être efficacement systématisés et délégués à d’autres membres de votre personnel. Voici d’autres systèmes de marketing que vous pouvez systématiser.

• Promotions
• Calendrier marketing
• Publicité
• Publipostage
• Système de création publicitaire
• Médias sociaux
• Création de contenu
• Systèmes de référencement
• Modèles de bulletins d’information.

Vous pouvez utiliser la systématisation pour créer des systèmes simples pour les principaux efforts promotionnels de votre entreprise. N’importe quel membre de votre équipe devrait être capable de prendre votre manuel de marketing et de mettre en œuvre une campagne de marketing par courrier électronique réussie ou de créer une publicité ciblée.

Ventes

Beaucoup de gens ont tendance à mettre dans le même sac les ventes et le marketing. Cependant, pour créer une entreprise véritablement systématisée, il faut les traiter comme des fonctions différentes au sein de l’entreprise. Alors que le marketing consiste à faire connaître votre entreprise, les ventes consistent à suivre les pistes et à convertir les prospects en clients payants. Voici quelques-uns des systèmes de vente que vous pouvez systématiser :

• Programme de recommandation
• Fidélisation des clients
• Procédures de vente
• Génération de pistes
• Gestion des pistes
• Script de vente

Technologie et données

Il est presque impossible d’exploiter une entreprise, quelle qu’elle soit, sans disposer de ressources fiables pour assurer le bon fonctionnement de votre site Web, de vos serveurs et de vos postes de travail.

Votre entreprise doit disposer de systèmes clairs pour gérer à la fois votre organisation papier et électronique afin de garantir que vos informations commerciales sensibles sont protégées et facilement accessibles.

La mise en œuvre de systèmes de gestion des données dans votre entreprise vous aidera à rester organisé.
Lorsque tous les membres de votre équipe savent où les informations sont censées être stockées et comment elles doivent être traitées, vous pouvez réduire les énormes piles de papier qui se forment dans le bureau. Voici d’autres systèmes de gestion des données qui peuvent être systématisés pour assurer le bon fonctionnement de votre entreprise.

• Gestion informatique
• Sauvegarde des données
• Réparation des ordinateurs
• Stockage des informations électroniques
• Dossiers des clients
• Dossiers des projets
• Système de point de vente
• Gestion des données financières

Vous devez vous assurer que vos systèmes de gestion des données comprennent un système de sauvegarde des données. Cela vous permettra de protéger vos données et votre entreprise au cas où quelque chose arriverait à votre serveur ou à votre logiciel informatique.

Ressources humaines

Même si vous n’avez qu’une seule personne impliquée dans votre activité en ligne, quelqu’un doit s’assurer que vous travaillez dans le respect des directives et des réglementations qui s’appliquent au type d’activité que vous menez.

La gestion des politiques et procédures en matière de ressources humaines peut être très complexe, il est donc essentiel que cette fonction particulière soit contrôlée par une personne qui a le sens du détail et qui peut assimiler un grand nombre de données.

En plus de créer des systèmes pour l’embauche, le licenciement et la formation des employés, vos systèmes RH comprendront des processus documentés pour les éléments suivants :

• le recrutement
• le maintien en poste
• les programmes d’incitation
• les évaluations des employés
• le processus de rétroaction des employés
• la formation des employés
• le développement professionnel
• la formation continue
• les descriptions de poste et les profils de rôle
• les uniformes et le code vestimentaire.

Les employés dont les attentes et les structures sont claires sont plus heureux et plus productifs à leur poste. L’établissement d’un manuel de formation clair vous épargnera le temps de former chaque nouveau membre du personnel.

Communication

La communication est un aspect essentiel de toute entreprise et c’est souvent l’un des éléments qui prend le plus de temps. Les lettres de vente, les lettres d’accompagnement de fax, les mémos internes, les bulletins d’information et les rapports sont autant de types de communication qui doivent être créés régulièrement par différentes personnes au sein de l’organisation.

La plupart du temps, les systèmes de communication que vous utilisez dans votre entreprise ne sont pas très différents les uns des autres. Cependant, chacun d’entre eux est créé par une personne différente, à partir de zéro. Vos systèmes de communication offrent une opportunité massive de systématisation. La systématisation de ces systèmes de communication garantit la cohérence de votre entreprise.

• Mémos internes
• Modèle de couverture de fax
• En-tête de lettre
• Ordre du jour de réunion d’équipe
• Courriels internes
• Modèles de lettres d’information
• Modèles de lettres de vente
• Comptes rendus de réunion
• Rapports
• Réunions internes
• Planification

Relations avec les clients

Les relations avec la clientèle constituent un autre domaine essentiel que vous devez envisager de systématiser. Cela comprend tout ce qu’un client voit et touche dans votre entreprise, ainsi que les interactions qu’il aura avec votre personnel.

L’établissement d’un système pour vos relations avec la clientèle permettra aux nouveaux employés de comprendre comment votre entreprise traite les clients. Cela vous permet de maintenir un niveau élevé de service à la clientèle. Ces systèmes de relations avec la clientèle sont parfaits pour systématiser votre entreprise.

• Script d’appel téléphonique entrant
• Script d’appel téléphonique sortant
• Normes de service à la clientèle
• Stratégie de fidélisation de la clientèle
• Communication avec la clientèle
• Stratégie de communication permanente avec la clientèle
• Politiques de liaison avec la clientèle.

Achats

Quelle que soit la façon dont vous gérez votre entreprise en ligne, vous devrez acheter des articles pour votre entreprise de temps en temps. Même si vous n’achetez que des fournitures de bureau générales, un logiciel de temps en temps ou du matériel promotionnel, la mise en place d’un processus peut vous permettre de ne jamais manquer des articles dont vous avez besoin. Voici quelques-uns des systèmes d’achat que vous pouvez systématiser :

• Inventaire
• Commandes de fournitures générales
• Expédition du matériel
• Évaluation des prix
• Respect des politiques
• Classement des documents.

Il est essentiel d’avoir dans votre entreprise une personne capable d’établir des relations avec vos fournisseurs et de les entretenir pour vous assurer que vous obtenez les meilleurs prix sur les biens et services que vous achetez.

Votre liste initiale doit englober toutes les fonctions essentielles liées à l’exploitation de votre entreprise. Une fois la liste en place, vous pouvez commencer l’étape suivante du processus.

Deuxième étape : organiser et classer les fonctions par ordre de priorité

Une fois que vous avez identifié toutes les tâches récurrentes de votre entreprise, il est temps pour vous d’organiser et de hiérarchiser ces fonctions. Selon la taille de votre entreprise, vous pourrez peut-être regrouper certaines de ces tâches dans une seule catégorie générale, tant que votre entreprise reste relativement petite.

Il est également important de se rappeler que vous pouvez toujours diviser les catégories ultérieurement si cela s’avère nécessaire. Voici quelques exemples de la manière dont vous pouvez hiérarchiser les fonctions essentielles de votre entreprise.

Développement du produit

Avant même de pouvoir démarrer une entreprise, vous devez avoir un produit ou un service de base que vous pouvez offrir à des clients potentiels. Cela fait du développement de produits l’une des fonctions les plus critiques de votre entreprise et doit donc être placé en tête de votre liste de priorités.

Le développement de produits est susceptible de rester élevé tout au long de la vie de l’entreprise, car vous devrez continuellement améliorer et affiner votre produit au fil du temps pour qu’il reste compétitif sur votre marché. La création de nouveaux produits qui complètent votre gamme de base sera également une fonction que vous devrez exercer tout au long de votre activité.

Administration et comptabilité

Pour les petites entreprises, il est judicieux de combiner les fonctions d’administration et de comptabilité. Vous pouvez engager un seul gestionnaire de bureau qui s’occupera des tâches administratives quotidiennes et de l’inscription des crédits et des débits dans les livres. Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez répartir ces deux fonctions dans des équipes distinctes. Avant de pouvoir commencer à vendre vos produits ou services, ces deux secteurs de votre entreprise doivent être structurés et mis en place.

Assistance technique

Vous ne pouvez pas gérer avec succès une entreprise en ligne si votre site Web ne fonctionne pas ou si vous avez des problèmes avec votre équipement. Il est essentiel de disposer d’une personne qui sait comment construire et gérer un site et faire fonctionner votre équipement avant de réaliser votre première vente.

Ventes, marketing et soutien à la clientèle

Au début de votre activité en ligne, ces fonctions commerciales peuvent être combinées et gérées par une ou deux personnes. Au fil du temps, à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez diviser ces fonctions en départements distincts et documenter des politiques séparées pour les processus qui accompagnent chaque tâche.

Après avoir analysé votre liste et classé les fonctions par ordre de priorité en fonction de leur importance et de leur nécessité pour le démarrage de votre entreprise, l’étape suivante consiste à élaborer les politiques et procédures qui seront essentielles au fonctionnement de votre entreprise, même lorsque vous n’êtes pas au bureau.
étape suivante consiste à élaborer les politiques et les procédures qui seront essentielles au bon fonctionnement de votre entreprise, même lorsque vous n’êtes pas au bureau.

Étape 3 : Élaboration de politiques et de procédures

Une fois que vous avez mis de l’ordre dans vos priorités, il est temps pour vous de commencer à élaborer les politiques et procédures qui seront au cœur de votre entreprise. Ces politiques et procédures assureront le bon fonctionnement de chacune des fonctions essentielles de votre entreprise afin que vous puissiez consacrer votre temps et vos efforts à la croissance de votre entreprise.

Il est nécessaire que vous gardiez à l’esprit, au cours de cette étape, que même si vous combinez plusieurs fonctions sous un même toit au départ, chacune de ces fonctions doit être clairement définie avec ses propres processus et responsabilités spécifiques.

L’élaboration de politiques et de procédures n’est rien de plus que la création d’un processus logique qui peut être documenté dans un manuel de formation. Elles doivent être aussi pertinentes pour une équipe de trois personnes que pour un groupe de trois cents personnes. Voici quelques exemples pour vous aider à commencer à élaborer les procédures pour chacune des fonctions essentielles de votre entreprise.

Comptabilité

Vous devez avoir des politiques en place qui comprennent des directives sur la fréquence à laquelle les écritures doivent être passées dans les comptes créditeurs et débiteurs, sur le moment où les taxes doivent être déterminées, sur la façon de traiter la paie des employés et sur le suivi des dépenses.

Administration

Les politiques et procédures d’administration doivent inclure des directives sur la manière de programmer les employés, de rédiger les lettres et la correspondance générale, d’organiser et de maintenir le système de classement, de réserver les voyages du personnel du département et de commander les fournitures de bureau.

Ventes, marketing et soutien à la clientèle

Les départements des ventes, du marketing et de l’assistance à la clientèle devront disposer d’instructions clairement définies sur la manière d’interagir avec le public. Le marketing aura besoin de directives sur la manière de créer des publicités convaincantes qui attirent les consommateurs, tandis que les départements des ventes et du support client représenteront l’entreprise lorsqu’ils approcheront des clients potentiels et s’occuperont des clients existants.

Quatrième étape : Documenter les processus

Pour que vos systèmes commerciaux fonctionnent correctement, ils doivent être clairement documentés afin d’éviter tout risque de mauvaise communication ou de confusion sur ce qu’il convient de faire dans une situation donnée. Bien que l’enregistrement de vos processus et procédures puisse être intimidant, il existe d’excellentes ressources pour gérer cela.

Vos nouvelles recrues auront probablement une certaine expérience dans le domaine dans lequel elles vont travailler. Tirez parti de cette expérience pour vous aider à créer les politiques et procédures de votre entreprise.

Pour réduire le temps que vous passez à rédiger les processus, tournez-vous vers des modèles et des échantillons trouvés sur Internet ou obtenus auprès d’autres entreprises. Il est inutile de passer votre temps précieux à réinventer la roue. Une grande partie des informations dont vous avez besoin ont déjà été rédigées et peuvent être adaptées à votre entreprise avec un minimum d’effort de votre part.

Si vous n’avez vraiment pas le temps ou les ressources nécessaires dans votre entreprise pour vous aider à documenter vos politiques et procédures, vous pouvez toujours engager un consultant en affaires pour vous aider à créer un manuel de formation et un manuel des employés utilisable. L’argent que vous dépenserez pour ce type de service en vaudra la peine à long terme.

Cinquième étape : Mettre en œuvre les processus

Une fois que vous aurez commencé à documenter vos processus et procédures, vous voudrez les mettre à l’essai. Commencez à mettre en œuvre les processus pour déterminer si la structure de base est solide.

Ne soyez pas contrarié si vous rencontrez des difficultés en cours de route, aucune entreprise, quelle que soit sa taille, ne peut réussir du premier coup. Au fur et à mesure que vous testez les processus, demandez-vous s’il est possible de les modifier en cours de route pour que votre entreprise soit capable de fonctionner sans problème en votre absence.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous devrez ajouter des postes dans divers services, adapter les politiques et les procédures aux nouvelles lois et réglementations, ou créer de nouveaux services en divisant les anciens.
Si votre système principal est solide, ces nouveaux développements dans votre entreprise seront relativement faciles à gérer et ne vous obligeront pas à revoir entièrement votre façon de travailler.

Sixième étape : Schématisez le flux de vos activités

Il ne suffit pas d’identifier et de hiérarchiser les fonctions de votre entreprise. Vous devez également vous assurer qu’il existe un flux et un reflux logique entre chacun de ces domaines essentiels.

Bien que cela puisse sembler redondant une fois que vous avez déterminé ce que chaque département est censé faire, vous pouvez considérer cela comme la création des bijoux qui vont dans le collier.

Ils peuvent être beaux en soi, mais s’ils ne sont pas correctement reliés, personne ne peut les porter. Voici quelques idées pour vous aider à schématiser et à définir le flux de communication au sein de votre entreprise.

• Commencez par schématiser la façon dont les choses circulent dans chaque service. Par exemple, la commande d’un nouveau client commence par les ventes, passe par le traitement de la commande, puis par l’expédition, et se termine par la facturation.
  À un moment donné, le service clientèle devra être impliqué dans le suivi et s’assurer que le client est satisfait de son achat.
• Ensuite, identifiez qui est responsable ou redevable de chaque progression dans le flux.
• Évaluez le temps que prend le flux de la commande à travers le processus et déterminez si des améliorations sont nécessaires.

Prendre le temps de schématiser les différents processus vous sera utile à plusieurs égards. Premièrement, vous saurez si les politiques et les procédures que vous avez mises en place fonctionnent correctement.

Deuxièmement, cela vous aidera, vous et votre équipe, à repérer les domaines dans lesquels vous pouvez améliorer la communication, définir plus clairement les procédures et déterminer les étapes qui peuvent être rationalisées pour vous faire gagner du temps et de l’argent.

Bien que cela puisse sembler être un travail considérable, il est relativement facile de l’accomplir. Le degré de détail et le temps que vous consacrerez à l’élaboration de ces procédures dépendront de la taille et de la nature de votre entreprise.

Alors que certaines étapes pourront être réalisées en quelques minutes, d’autres prendront des jours ou des semaines. La mise en place d’une base solide lors du démarrage de votre entreprise vous permettra d’économiser beaucoup de temps et d’argent une fois que votre entreprise sera opérationnelle.

La prochaine fois, nous verrons ensemble les outils pour systématiser votre activité en ligne