Les avantages de la systématisation

Ce article est le développement d’une des mesures à prendre du guide Comment systématiser de votre entreprise en ligne ?

Internet a changé la façon dont les gens envisagent les entreprises, en particulier lorsqu’il s’agit de posséder une petite entreprise. Des millions de personnes ont essayé de créer une entreprise en ligne, et beaucoup d’entre elles ont réussi.

S’il existe plusieurs raisons pour lesquelles une personne peut échouer à faire décoller son entreprise en ligne, l’une des principales raisons est que le propriétaire n’a pas été capable de systématiser l’entreprise et d’utiliser les ressources disponibles.

Les personnes qui ont réussi avec leur entreprise en ligne savent qu’elles ont besoin d’une grande idée, ainsi que des ressources pour cultiver une base de clients pour cette grande idée.

Ils comprennent également que les mêmes activités quotidiennes qui sont effectuées dans une entreprise de brique et de mortier, s’appliquent également à une entreprise en ligne. Ils savent qu’ils devront prendre les mesures nécessaires pour acquérir ces compétences ou les confier à des sources fiables.

La systématisation des affaires en ligne consiste à combiner la vision avec les aspects pratiques du monde des affaires pour réussir.

Le processus de systématisation n’est pas un grand mystère.

Il est possible d’apprendre à systématiser efficacement votre activité et de vous positionner pour gérer une activité en ligne prospère qui génère des bénéfices de manière régulière.

Qu’est-ce que la systématisation ?

De nombreux propriétaires d’entreprises en ligne, lorsqu’ils entendent le mot  » systématisation « , pensent à une série de réunions sans fin qui créent une tonne de points d’action qui doivent être suivis à la réunion suivante afin de créer encore plus de points d’action.

En bref, les gens croient que la systématisation n’est rien d’autre qu’une série continue et alambiquée de processus qui ne font que compliquer la gestion d’une entreprise. Cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité.

Avoir une entreprise systématisée ne signifie pas que vous serez pris dans un tel nombre de politiques et de procédures que vous perdrez toute capacité à travailler sur quoi que ce soit de productif et il ne s’agit pas de remplir du temps ou de créer l’illusion d’être occupé.

La systématisation ne consiste pas à créer une machine et à être dominé par cette machine. La systématisation de votre entreprise ne doit pas être compliquée.

La véritable systématisation consiste à créer une procédure de fonctionnement stable qui sait ce qui doit être fait, qui a une façon de le faire et qui accomplit le travail. Lorsque vous avez une entreprise véritablement systématisée, vous libérez plus de temps
pour vous concentrer sur des aspects plus importants de votre activité, comme le marketing, la stratégie et la création de produits.

Lorsque votre entreprise est correctement systématisée, les procédures sont logiques et ont toujours un but. Avec la systématisation, chacun dans l’entreprise sait ce qu’il doit faire et quand il doit le faire. Il n’y a pas de réunions interminables à gérer, pas de politiques compliquées à suivre, et pas de temps perdu à tourner en rond.

Cela ne veut pas dire que tous les processus d’une entreprise correctement systématisée vont être amusants.

Cependant, lorsqu’elles sont organisées correctement, les tâches peuvent être accomplies en un temps raisonnable, ce qui laisse le reste de la journée pour travailler sur quelque chose de plus intéressant, comme convertir plus de prospects en clients acheteurs, créer une nouvelle ligne de produits ou rédiger un nouveau texte de vente.

La véritable systématisation des affaires vous libère, tandis que l’absence de systématisation crée un travail sans fin et étouffe votre capacité à réussir.

Pourquoi vous devez systématiser votre activité en ligne

La systématisation de votre activité en ligne présente de nombreux avantages. Grâce à un système solide, les membres de votre organisation comprennent clairement le travail qu’ils doivent accomplir et ce que l’on attend d’eux.
Sans politique, de nombreuses questions restent sans réponse, et la qualité et le service ne peuvent être garantis. Maintenant que vous comprenez pourquoi il est bon d’avoir une entreprise systématisée, explorons les avantages que vous pouvez en tirer.

Réduire les coûts

Gérer votre boîte aux lettres électronique ou lire des piles de courrier n’est pas l’utilisation la plus efficace de votre temps. En tant que propriétaire d’entreprise, vous feriez mieux de consacrer votre temps à l’analyse de nouvelles opportunités commerciales ou au développement de nouvelles lignes de produits.
En déléguant une grande partie des tâches quotidiennes nécessaires à la gestion d’une entreprise, vous pouvez libérer votre temps et concentrer votre énergie sur les activités qui vous permettront de développer votre entreprise et d’augmenter vos revenus.
Sans procédures commerciales clairement documentées, vous ne pouvez pas déléguer les tâches quotidiennes qui vous prennent le plus de temps.
En enregistrant vos processus, vous pouvez facilement déléguer des tâches en sachant qu’elles seront effectuées correctement, ce qui vous permet de libérer votre temps pour superviser davantage de projets, ce qui génère davantage de revenus pour votre entreprise en pleine croissance.

Augmenter l’efficacité

La documentation des procédures vous permet de découvrir toutes les étapes inutiles que vous pouvez prendre. Lorsque vous enregistrez vos systèmes, vous vous donnez la possibilité d’améliorer le processus, ce qui peut vous permettre de réduire les coûts et de libérer votre temps précieux pour développer votre entreprise.
Cela peut également vous aider à accomplir des tâches avec moins d’erreurs. Prendre le temps de documenter les nouvelles procédures et de re-documenter les procédures existantes peut vous donner l’occasion de rendre les tâches quotidiennes plus efficaces et de libérer votre temps pour vous concentrer sur la croissance des revenus de l’entreprise.

Améliorer les performances

Les entreprises qui manquent de procédures ont souvent des employés qui ont leur propre façon de gérer les tâches. Si cela peut rendre vos employés heureux, cela peut également conduire à des inefficacités.
L’absence de procédures documentées peut conduire votre équipe à accomplir la même fonction de différentes manières. Le fait de consigner la meilleure façon d’effectuer la tâche permettra à chacun de devenir plus efficace dans son travail et d’améliorer ses performances.

Améliorer la communication

L’un des plus grands tueurs de temps et de profit dans une entreprise est la mauvaise communication. En l’absence de procédures documentées, la communication interne et externe devient un problème majeur. Avec des procédures clairement écrites, il y a moins de discussions sur la façon dont les choses doivent être faites.

Faites évoluer votre entreprise

La mise en place de procédures pour la formation des nouveaux employés réduira le stress que subit votre personnel actuel lors de la formation des nouveaux membres de l’équipe.
Le respect de procédures d’embauche documentées vous permettra d’embaucher les bonnes personnes pour chaque poste et elles seront en mesure de suivre les procédures sans avoir besoin d’aide supplémentaire.
Lorsque vos nouvelles recrues reçoivent une meilleure formation, elles peuvent devenir plus productives dans leur travail. Ils peuvent être formés de manière à réduire le nombre d’erreurs commises et à améliorer leurs performances globales. Lorsque vos employés sont plus performants, vous pouvez augmenter vos ventes et réduire le nombre d’erreurs à traiter, ce qui permet de réduire les coûts.

Mesurez vos progrès

Si l’argent qui entre dans votre entreprise est un moyen de mesurer vos progrès, le fait de pouvoir mesurer vos efforts de marketing ou le processus de développement de nouveaux produits vous donnera une meilleure image de la santé de votre entreprise.
Si votre entreprise est organisée et dispose d’une documentation claire de vos procédures, vous pourrez rapidement vérifier ces éléments, ainsi que d’autres sujets de préoccupation, et obtenir des données en temps réel sur leur évolution.

Respecter les échéances

Si vous ne disposez pas d’un plan de base pour chaque jour, les activités quotidiennes nécessaires au fonctionnement de votre entreprise peuvent commencer à s’accumuler, créant éventuellement un goulot d’étranglement et entraînant l’arrêt d’autres tâches essentielles.

Par exemple, si vous ne comptabilisez pas vos comptes clients et vos comptes fournisseurs à intervalles réguliers, vous risquez de vous retrouver avec beaucoup de travail au moment de payer vos employés ou de calculer les impôts pour le trimestre en cours.

La mise en place d’un système organisé et bien documenté vous permet d’éviter les situations où vous devez abandonner d’autres tâches pour rattraper le retard.

Libérez plus de temps

Lorsque votre entreprise est systématique dans ses fonctions et son fonctionnement, elle vous libère du temps, ce qui vous permet de vous concentrer sur les activités qui contribueront à la croissance de votre entreprise. Au lieu de passer l’après-midi à répondre à des courriels, vous pouvez travailler sur vos efforts de marketing ou promouvoir votre entreprise lors d’événements commerciaux locaux.

La systématisation de l’entreprise vous permet de consacrer votre temps à ces activités sans avoir à craindre que les opérations de votre entreprise soient interrompues parce que vous n’êtes pas au bureau.

Prendre du temps libre

La possibilité de prendre du temps libre est l’un des principaux avantages d’une entreprise systématisée. Lorsque votre entreprise est systématiquement organisée, vous pouvez prendre des vacances en sachant que votre entreprise pourra continuer à fonctionner, même en votre absence.

Maintenant que l’on vous a montré les nombreux avantages d’une entreprise en ligne systématisée, il est temps de prendre un moment pour évaluer votre situation et faire une liste de ce que vous voulez accomplir avec votre entreprise en ligne. Notez tout, aussi petit, vague ou insignifiant que cela puisse paraître.

L’un des moyens les plus faciles de s’épuiser avant même que votre entreprise ait une chance de réussir est d’essayer de tout maîtriser soi-même et de tout faire.

Quel que soit votre talent, cette façon de penser n’est tout simplement pas réaliste. Le développement d’un système commercial logique et viable vous permettra de créer et de gérer une entreprise en ligne prospère.

Ainsi pour commencer cela, nous vous conseillons de dresser la listes des tâches récurrentes que vous devez effectuer au quotidien ou régulièrement.